0371-64681888
给每笔加工订单一个编号，追踪接单、到货、验收和临床安排，提前发现延误，减少患者到了才发现缺件。
到货不等于可以通知患者试戴
义齿加工订单要由专人跟踪，收到包裹后还要完成资料与实物核对，再由医生确定临床安排。前台不能只听加工方说“发了”，就承诺患者一定可以试戴。本文管理流程不代替义齿设计、技术验收、感染控制或临床操作规范。
建议护士长指定一名订单管理员，医生填写并确认加工要求，采购人员核供货与产品资质，前台只依据已确认的状态联系患者。订单统一编号，关联患者内部编号和医生，不在公开看板展示姓名、病情或完整联系方式。每个订单只有一个当前状态，历史变化保留。
图 1 加工订单的四个确认点
加工订单四个确认点
发出前让加工方确认接单
医生确认处方或加工单中的项目、牙位、材料、颜色及其他必要技术要求；管理员核对附件版本、实物件数、交付地址和约定时间。具体技术字段按本门诊及相应产品要求设置，不让管理员自行补填医学信息。对不清楚的要求先退回医生确认。
发出后记录交接日期、运输或传输凭证、加工方接单人、接单确认时间及约定回货日。没有接单确认的列为待确认，而非制作中。确需向加工方传输口扫、照片等资料时，仅发送必要范围，核实合法基础及双方信息处理责任，不用普通群聊长期堆放可识别患者资料。[1]
图 2 一个订单的状态和下一责任人
跟踪单要记的字段
回货先查验再交医生
医疗器械使用质量监督管理办法要求统一采购管理、查验供货及产品证明文件并记录进货查验情况。[2] 采购人员按产品类别和供应关系核验证照、注册或备案等资料，不把普通物流签收单当成完整验收。每批回货按规定及产品要求核对合格文件、标识、包装、数量和储运条件。
管理员把订单号、对应实物、文件、收到时间和验收人登记齐。资料缺失、标识不符、疑似破损等先隔离标记并交质量负责人处置，不混入可用件。医生按诊疗与产品要求做临床使用前核对，判断是否及何时试戴；行政签收、质量查验和临床判断分别留记录。
延误与返工必须保留原订单
建议每日开诊前查未来两日拟安排的试戴订单：尚未接单、未回货、待补资料和待医生确认的分别提示。时间窗口由本门诊交付周期设定，不是法定期限。管理员向加工方确认可落实的时间，医生判断是否影响临床安排，再由前台联系患者，不直接把加工方预计日期当成对患者的保证。
返工沿用原订单并增加返工序号，记录发现环节、问题描述、照片或证据、医生意见、加工方回应、费用责任待定项及新交期。不能删除原单重建一张“正常订单”。涉及质量安全的按相应制度处理，不能仅靠给患者改约掩盖异常。
每周用到期订单检查交付
建议每周计算到期按时回货率：本周约定到期且按时实际回货的订单数，除以本周约定到期订单总数；仍未回货的也在分母。为防改日期美化结果，以首次确认交期为基准，变更交期另列。回货及时不代表质量合格，还要单看验收异常和返工。
演算示例：本周到期20单，按时回货16单，比例80%；其中有2单待补文件，不能据80%认定交付全部可用。护士长每周抽3单，从发送凭证追到验收及患者安排，缺哪一步就指定谁补核。对重复异常约谈供应方，整改后复查，不用单纯压价替代质量管理。
图 3 到期订单统计演算示例
义齿加工订单跟踪单 可直接填写
按事项填写；敏感资料不在无关人员间传阅。
核对字段
填写内容
订单与患者内部编号
订单 ____ 患者 ____ 医生 ____
加工要求与附件版本
文件号 ____ 版本 ____ 日期 ____
接单人与首次约定交期
接单人 ____ 交期 ____ 凭证 ____
到货与查验记录
到货 ____ 记录号 ____ 验收人 ____
异常及临床安排
异常 ____ 医生确认 ____ 联系 ____
返工与复查
序号 ____ 新交期 ____ 复查人 ____
执行人 __________ 复核人 __________ 日期 __________
